Wanneer kiezen voor Systemfactory

Het hebben van de juiste klanten  is belangrijk voor het welzijn en succes van onze organisatie, vooral omdat die klein, maar groeiende is. Als wij een klant hebben waarmee het moeilijk is om samen te werken, een klant die niet zijn probleem en verwachtingen duidelijk schetst, en vervolgens tijdens het traject met allerlei verwachtingen komt, ontstaan er serieuze moeilijkheden.

Maar welke stappen moet je vooraf nemen om er zekerder van te zijn dat je niet in een slechte (zakelijke) relatie stapt?

Maak vooraf u huiswerk

1. Maak een lijst van je behoefte en verwachtingen. Een van de belangrijkste onderdelen van een goede relatie met je leverancier is vanaf het startpunt duidelijk maken wat je verwachtingen zijn. Stel heel duidelijk vast wat ieders inbreng is in de relatie, wanneer en hoe. Daarmee kan je aan weerszijden een eenduidige evaluatie loslaten tijdens de relatie. Ook kan je daarmee op voorhand beter inschatten welke leverancier op je lijst het meest aan je behoefte zal kunnen voldoen. Let daarbij niet alleen op de prijs, maar ook op de aandacht voor details bij de leverancier, zijn ervaring en zijn inbreng in de relatie. 

2. Zoek leveranciers die ervaring hebben in jouw marktsegment. Een leverancier die kennis heeft van jouw soort business kan direct van waarde zijn. Ze herkennen je pijnpunten en hoe die aan te pakken omdat ze je markt kennen. Daarbij is het van belang dat ze MKB-kennis hebben, weten hoe beperkt de budgetten zijn. Maar wees ervan bewust dat geen enkel project hetzelfde is, dus blijf alert op het duidelijk omschrijven van je behoefte en verwachtingen.

3. Kan de leverancier met je meegroeien (of krimpen)? In het MKB is schaalbaarheid enorm belangrijk, zeker als het gaat om software-oplossingen. Je leverancier moet met je kunnen meebewegen. Begrijpen ze je groeiplannen, je werkuren en kunnen ze tijdens je werkuren altijd service verlenen als nodig? Kijk ook of er geen problemen ontstaan als je moet krimpen. Dus wees er zeker van dat er geen obstakels zijn als minimale afname van diensten of licenties, en maak het mogelijk dat veranderende omstandigheden leidt tot herijking van het contract.

4. Zoek en onderzoek referenties. Als je refenties zoekt van je leverancier, ga dan niet alleen af op die ene enthousiaste klant die de leverancier naar voren schuift. Praat ook met andere en voormalige klanten, of zelfs voormalige werknemers. Je leert hoe het is om met die leverancier daadwerkelijk te werken.

5. Onderzoek de security van je leverancier. Hosting en outsourcing kan een prima zaak zijn voor kleinere organisaties, het spaart je geld en tijd uit, en waarschijnlijk is de beveiliging van je data ook beter geregeld. Maar ga daar niet zomaar van uit. Jij bent eigenaar van die data en dus altijd eindverantwoordelijk. Dus wees er zeker van dat je technologiepartner voldoet aan alle standaarden en regelgeving.

6. Vraag een proefperiode. Als je op zoek bent naar de juiste leverancier of partner, ga dan eerst met ze aan het werk. Als je als test bijvoorbeeld een project kan (laten) uitvoeren die niet al te veel financiële risico's met zich meeneemt, of een maand als proefperiode kan afspreken, leer je je eventuele toekomstige partner beter kennen. En, belangrijker nog, je personeel krijgt ervaringen met de leverancier, en die feedback kan je gebruiken in het vervolg van je relatie.

7. Onderzoek de klantenservice. Als je er pas achter komt dat je leverancier of partner te kort schiet in zijn klantenservice terwijl je op het punt staat een belangrijke beslissing te nemen of in een kritieke fase in een project bent beland, is het te laat. Dus voordat je een contract afsluit moet je uitvinden hoe snel een leverancier kan reageren als je hem nodig hebt, en maak afspraken over noodgevallen.

8. Kijk naar leveranciers die korte termijncontracten aanbieden. Een leverancier die genoeg vertrouwen heeft om maandelijkse contracten aan te bieden, wekt ook vertrouwen bij de klant. Het betekent namelijk dat de leverancier bereid is maandelijks zijn uiterste best te doen voor je, in plaats van een leverancier die weet dat je toch niet onder dat tweejarige contract uit kan.

9. Bekijk alle SLA's goed voordat je tekent. Het is altijd belangrijk dat je volledig inzicht hebt in de implicaties van een contract. Vraag desnoods om verduidelijking. En zorg ervoor dat de leverancier volledig begrijpt wat je van hem verwacht. Zorg dat er geen verborgen of additionele kosten bijkomen als er een beroep wordt gedaan op bepaalde elementen in het contract. Krijg je wat je wilt voor dat geld en wat gebeurt er als je ontevreden raakt in de relatie?

10. Blijf communiceren met leveranciers. Van beide kanten moet pro-actief worden gecommuniceerd, bijvoorbeeld over projectdoelen, de service of de relatie zelf. Zo kan je op tijd eventuele hobbels aan zien komen en echte problemen voorkomen. Daarnaast komen er dan mogelijkheden naar boven die of jij of de leverancier niet eerder had gezien.

11. Behandel je leverancier zoals je zelf wilt worden behandeld. Betaal je rekeningen op tijd. Wees aardig en respectvol, en redelijk, in je verzoeken. Stel duidelijke verwachtingen en geef ze de tijd om eventuele problemen aan te pakken. .

12. Weet wanneer afscheid te nemen. Relaties kunnen versleten raken of leiden uiteindelijk tot niets, en dat kan een hoop geld kosten. Heb duidelijk voor ogen wat voor jou het moment is om afscheid te nemen en zorg van te voren ook dat dat op een zo pijnloos mogelijke manier kan gebeuren. Dat betekent dat je goed moet plannen, en in het contract een stevige clausule moet (laten) opnemen die bij een afscheid beide partijen zo goed mogelijk beschermt.

Wie zich vergeet voor te bereiden … bereidt zich voor vergeten te worden.